isys-ProRedaktion
Gewinnen Sie Unabhängigkeit in dem Sie Ihr Know-how im Unternehmen behalten. Wissen Sie nach Monaten noch, wer mit wem, welche Artikel oder Beiträge in welchen Dossiers erstellt und bearbeitet hat? Und erinnern Sie sich noch, welche ExpertInnen sie hinzugezogen hatten?
Wir bieten Ihnen ein leistungsfähiges Dossier- und Adressverwaltungs-System mit integrierter Agenda zu einem bestechenden Preis.
isys-ProRedaktion - die Redaktionssoftware unterstützt sie beim Auffinden Ihrer Beiträge und Dokumente. Es ermöglicht Ihnen die Suche nach Schlagwörtern, ExpertInnen, ReporterInnen, Dossiers, Betreffs, Inhalte, Aktentypen, Arbeitsgruppen, Adressen, etc.
Was bietet ProRedaktion
- verwaltet Artikel oder Beiträge in Dossiers
- verwaltet ExpertInnen, ReporterInnen, Adressen und Adressgruppen
- protokolliert jede Aktivität mit Dossiers und Adressen
- verbindet Adressen mit Dokumenten
- verwaltet Ihre Agenda und Ihre Termine
- versendet Serienbriefe und Emails
Ihr Vorteil
- einfaches Auffinden aller Beiträge über Dossiers, ReporterInnen, ExpertInnen, Stichwörter, Datum
- einfaches Auffinden aller Dokumente über Adressaten, VerfasserInnen, Betreffs, Inhalte, Aktentypen, etc.
- Sommerlochplanung
- schneller Zugriff auf alle Dossiers
- zentrale Adressverwaltung
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Dossierverwaltung
In der Dossierverwaltung wird auf einen Blick ersichtlich, welche Beiträge in einem Dossier abgelegt sind, wer diese Beiträge erstellt hat und welche ExpertInnen für diese Beiträge hinzugezogen wurden.
Über die Schlagwörter werden automatisch weitere ExpertInnen vorgeschlagen, die zu diesen Themen Auskunft geben könnten. Mit Doppelklick auf ExpertInnen öffnet sich das Adressfenster mit allen Kontaktdaten. Mit der Wahl der Redaktionen, wird die Auswahl der ReporterInnen, die einen neuen Beitrag erstellen können, begrenzt. Im Termine-Feld können Einträge für zukünftige Beiträge in diesem Dossier eingetragen werden. Diese werden automatisch in die Agenda aufgenommen.
Im Dokumenten-Feld können zusätzliche Dokumente in das Dossier abgelegt werden. Diese Dokumente werden automatisch in den Dossier-Ordner kopiert und stehen so jederzeit zur Verfügung.
Suche
Werden Daten in einer Datenbank gespeichert, kann nach diesen Daten gesucht werden. Das Ergebnis besteht aus einer Lieste mit den Suchbegriffen passenden Dokumenten und Ablageort. Elektronisch gespeicherte Dokumente werden mit einem Doppelklick direkt geöffnet, und für Papierdokumente genügt der Griff in die Ablage oder ins Archiv.
Adresssuche
Die Suche nach einer Adresse geschieht direkt im Adressfenster. Es können Suchbegriffe in die leere Eingabemaske eingetragen werden. Mit Knopfdruck werden die gefundenen Adressen zur Auswahl aufgelistet.
Aktensuche
Dokumente können mit einer einfachen oder einer erweiterten Suche wiedergefunden und aufgerufen werden.
Beiträge suchen
Beiträge können über ihren Titel, die ReporterInnen, die Redaktionen, die ExpertInnen, ihr Erstellungsdatum oder über ihre Schlagwörter gefunden und aufgerufen werden.
Dossiersuche
Dossiers können über ihren Titel und ihre Schlagwörter gesucht und aufgerufen werden.
Suche von ExpertInnen
ExpertInnen werden in der Adressverwaltung in einem zusätzlichen Fenster als Experten ausgewiesen. Dort kann man ihnen Schlagwörter zuordnen. In der Dossierverwaltung werden ExpertInnen automatisch vorgeschlagen, wird ein Schlagwort aus der Liste ausgewählt.
Datenbank
isys-ProRedaktion verwaltet Beiträge, Dossiers Adressen und Dokumente mit Hilfe einer Datenbank. Diese enthält nicht die Dokumente selbst, sondern nur die relevanten Informationen aus diesen Dokumenten. Zur Auswahl stehen zwei Datenbanksysteme: MSSQL-Server oder MySql-Server. Sql-Server und Dokumentenablage werden zentral auf dem Datenserver installiert, die Applikation isys-ProRedaktion lokal auf den Clientrechnern oder auf persönlichen Server-Laufwerken. isys-ProRedaktion ist eine .Net-Applikation, basierend auf C#.
Systemvoraussetzung
isys-ProRedaktion benötigt ein Windows-Betriebssystem mit installiertem .Net-Framework ab Version 2.0. Zur Erstellung der Dokumente wird Microsoft-Office verwendet. Die Mindestanforderungen liegen bei Microsoft Office 2002.
Adressverwaltung
Die Adressverwaltung ist das zentrale Herzstück von isys-Prodossier. In ihr ist alles ersichtlich, was für die eingetragenen Adressen wichtig ist:
Adressdaten
Zu einer Adresse können alle wichtigen Informationen eingetragen werden. Zusätzlich zu den vorgegebenen Datenfelder stehen 14 Wahlfelder bereit, die selber festegelegt werden können.
Zu Firmen können beliebig viele Adressaten eingetragen werden, auch mit eigenen Telefonnummern, EMail- und Postadressen.
Internet- und EMail-Adressen werden als Hyperlinks eingetragen, die automatisch den Webbrowser bzw. den EMail-Client öffnen.
Redaktionsverwaltung
Adressen können mit Mouseklick als ReporterInnen in eine Redaktion aufgenommen oder mit weiteren Hintergrundinformationen und einer Zuteilung zu Schlagworten als ExpertInnen gespeichert werden. Über die Schlagworte werden ExpertInnen in der Dossierverwaltung als mögliche InterviewpartnerInnen vorgeschlagen.
Adressgruppen
Adressen können mit Klick in beliebig viele Adressgruppen eingetragen werden. An eine oder mehrere Adressgruppen können ganz einfach Serienbriefe erstellt werden.
Rapporte und Termine
Im Terminfenster werden alle Termine aufgelistet. Termine sind zukünftige Aktionen, die mit dieser Adresse von einem Ressort durchgeführt werden sollen. Erledigte Termine und alle ein- und ausgegangene Dokumente werden im Rapportfenster dargestellt. Diese lassen sich mit Knopfdruck öffnen, ein mühsames Suchen und Browsen bleibt einem zukünftig erspart.
Ein- und ausgehende Dokumente
Eingehende Dokumente werden beim Posteingang erfasst. Es werden Suchbegriffe für die spätere Suche und der Ablageort, z.B. die passende Signatur oder Stichwörter eingegeben. Zusätzlich wird festgehalten, wer diese Akte bis wann bearbeiten soll.
Ausgehende Dokumente
Für alle Dokumenttypen können Vorlagen hinterlegt werden. Somit wird die Erfassung automatisiert und das Corporate Design einheitlich umgesetzt. Adressen und Anreden können per Mausklick eingetragen werden, die Registrierung wird durch Suchfunktionen vereinfacht. Beim Speichern werden die relevanten Informationen und der Ablageort automatisch in die Datenbank eingetragen, wodurch das Dokument schnell und einfach wiedergefunden werden kann.
Serienbriefe
An eine oder mehrere Adressgruppen können unkompliziert Serienbriefe erstellt werden, die ebenfalls in der Datenbank verwaltet werden.
Beitragsverwaltung
Beiträge sind Worddokumente, in denen Stichworte markiert werden können. Diese besitzen eine neue Word-Symbolleiste, mit denen die Beiträge in die Datenbank gespeichert werden. Zu einem Beitrag gehört einE oder mehrere ReporterInnen und - falls vorhanden - einE oder mehrere ExpertInnen. Die Kontaktdaten können jeweils mit Doppelklick auf den Namen geöffnet werden. Es ist möglich, einem Beitrag weitere Dokumente zuzuordnen, diese werden automatisch in den Beitragsordner kopiert und stehen somit immer zur Verfügung. Ein Beitrag hat ein Veröffentlichungs-Datum und gehört immer in ein Dossier.
Agenda
In der Agenda werden geplante Beiträge angezeigt. Dabei kann der Zeitraum, die Redaktion oder der/die ReporterIn als Suchfilter angegeben werden. Ein Agenda-Eintrag kann entweder ein fixes Datum haben oder sich über einen Zeitraum erstrecken, während dem der Beitrag gemacht werden könnte. Bei der Anzeige können auch entweder die latenten oder die fixen Termine rausgefiltert werden.
Neue Agendaeinträge können direkt in der Agenda oder wie oben beschrieben in der Dossierverwaltung gemacht werden.
Verzeichnisse
Aus den Datenbank-Einträgen von isys-ProRedaktion können verschiedene Verzeichnisse erstellt werden. Für die Verzeichnisse stehen jeweils verschiedene Sortierungsoptionen zur Auswahl. Alle Verzeichnisse können per Mouseklick als Excel-Listen oder pdf-Dateien exportiert und ausgedruckt werden.
Beitragsverzeichnisse
- Verzeichnis nach Ausstrahlungsdatum
- Verzeichnis nach ReporterIn / Redaktion
Die Beitragsverzeichnisse sind sortierbar nach Datum, ReporterIn, Schlagwörtern
Ausdruck der Agenda
- Liste mit allen latenten Terminen
- Liste mit allen fixen Terminen
Die Agendalisten werden sortiert nach Datum, Redaktion und / oder ReporterIn
Adressverzeichnisse
- Alle Adressen
- Adressen einer oder mehrerer Gruppen
Die Adressverzeichnisse sind sortierbar nach Name, Adress-Nummer, Strasse, PLZ oder Ort.
Beitrag in MS Word verfasst
Beiträge werden im MS Word verfasst. Alle Word-Funktionen stehen nach wie vor zur Verfügung. Mit der zusätzlichen Menüzeile, wird Word durch isys-Proredaktion ergänzt.Der Beitrag enthält Beitragstitel, Veröffentlichungsdatum, ReporterInnen und ExpertInnen. Diese Angaben werden automatisch in jedem Beitrag eingefügt. Im verfassten Text können über den Kurzbefehl „Alt S“ Wörter markiert werden. Nach diesen Wörtern kann später gesucht werden kann.
Termine und Pendenzenliste
Termine können entweder bei der entsprechenden Adresse, einer bestimmten Akte oder zu einem Dossier eingetragen werden. Zu einem Termin gehört ein Arbeitsauftrag, ein Fälligkeitsdatum und ein Ressort, welches den Auftrag erledigen soll.
Termine nach Ressort
Die Termine eines oder aller Ressorts können abgefragt und aufgerufen werden.
In der Terminliste kann mit Doppelklick die zugehörige Adresse, Akte oder Terminbeschreibung eingesehen werden.
Zusätzlich können Sie den Termin via iCal-Feed direkt in Ihren Kalender übertragen oder via Email versenden.
Pendenzenliste
Zur Bearbeitung fällige Akten können auch als Pendenzenliste aufgerufen werden:
Kundenstimmen
"Nun habe ich den Überblick, wer wann was gemacht hat und machen wird"
"Endlich finde ich jedes Dossiers wieder"
"Ich weiss nicht mehr, wie wir zuvor unsere Dossiers und Adressen verwaltet haben""
isys Support
Bei uns werden Sie auch nach dem Kauf eines Produktes nicht im Stich gelassen. Bei Problemen und Fragen rufen Sie uns an und wir helfen Ihnen.
Schulungen
Die isys-Programme sind so einfach in der Bedienung, dass sie nach einer kurzen Einweisung sofort benutzt werden können. Selbstverständlich veranstalten wir halbjährlich Schulungen.