isys-Protokollregister
isys-Protokollregister wird Ihnen das Protokollschreiben und -verwalten bedeutend erleichtern. Das mühsame Suchen nach alten Geschäften und das Erstellen vom Protokollregister wird der Vergangenheit angehören.
Ihr Vorteil
- Arbeiten in gewohnter Umgebung (MS Word)
- Auch nach Jahren einfaches Auffinden von Traktanden, Namen und Geschäften
- Automatische Erstellung von Protokoll-, Stichwort- und Personenregister
- Pendenzverwaltung
- Ordnung im Protokoll
- Ordnung in der Dateiablage
- Benutzerfreundlichkeit
Demo Video:
14 min. Video
Funktionsweise
Das Protokoll beginnt mit der Sitzungsvorbereitung, die aus dem Zusammenstellen der Traktanden für die nächste Sitzung besteht. Mit ein paar Klicks erstellen Sie vielleicht einen Protokollzusammenschnitt der vorgängigen Sitzungen. Diese Geschäftssammlung wird zusammen mit der Sitzungseinladung unkompliziert an alle TeilnehmerInnen versandt. So sind an der Sitzung alle TeilnehmerInnen auf dem aktuellen Stand.
An oder nach der Sitzung nehmen Sie das vorbereitete Dokument und protokollieren. Wobei Sie Personen und Geschäfte auf einfache Art markieren, so dass die Protokolle zu einem späteren Zeitpunkt wieder finden.
Protokoll in MS Word verfasst
Protokolle werden mit isys-Protokollregister mit MS Word verfasst. Alle Word-Funktionen stehen nach wie vor zur Verfügung. Mit der zusätzlichen Menüzeile, wird Word durch isys-Protokollregister ergänzt.
Aus dem Registerplan werden Registertitel (auf Wusch auch mehrere Zeilen entsprechend ihrer Hierarchie) mit einem einfachen und schnellen Mechanismus in das Protokoll übernommen und durch Traktandentitel, ergänzt.
Im Text eines Traktandums werden Stichworte und Personen markiert, nach denen später Geschäfte mit den Suchfunktionen wieder gefunden werden können. Geschäfte und Traktanden werden automatisch nummeriert und zusammen mit ihren Stichwörtern und Personen in die Registerverwaltung übertragen:
- Die Registerzeile mit Registertitel und Signatur wird aus dem Registerplan übernommen.
- Die Traktandennummern links im Protokoll beginnen in jedem Protokoll mit 1.
- Die Geschäftsnummern rechts im Protokoll nummerieren die Geschäfte eines Jahres fortlaufend.
Aus den gespeicherten Daten werden automatisch die verschiedenen Verzeichnisse erstellt. Zu jedem Protokoll können auf Knopfdruck die passende Einladung, die Traktandenliste und Protokollauszüge erstellt werden. Optional können Geschäfte als Pendenzen verwaltet werden.
Registerplan
Den Protokollen wird ein gemeinde- oder kantonsspezifischer Registerplan zu Grunde gelegt.
Aus diesem Registerplan werden Registertitel (auf Wusch auch mehrere Zeilen entsprechend ihrer Hierarchie) mit einem einfachen und schnellen Mechanismus in das Protokoll übernommen und durch Traktandenüberschriften, die Titel der Geschäfte, ergänzt. Einer Registerzeile können mehrere Traktanden und einem Traktandum können mehrere Reigsterzeilen zugeordnet werden.
Im Protokollregister werden die Registerzeilen mit allen ihnen zugeordneten Traktanden aufgelistet. Mit den Suchfunktionen kann auch nach den Geschäften gesucht werden, die einer bestimmten Registerzeile zugeordnet sind.
Traktanden
Die Traktandentitel werden im Protokoll aus einer normalen Textzeile auf Knopfdruck in der zusätzlichen Menüleiste von isys-Protokollregister erstellt. Die Nummerierung der Titel und die Erstellung der Traktandenliste geschieht automatisch.
Standardtraktanden
Wiederkehrende Standardtraktanden werden in einer Liste hinterlegt, aus der sie mit einem einfachen Mechanismus schnell in das Protokoll übernommen werden.
Untertitel, Obertitel und Zwischentitel
Die Traktandentitel können mit Spezialtiteln wie Unter-, Ober- und Zwischentitel weiter gegliedert werden.
Verzeichnisse
Protokollregister
Aus den Einträgen der Registerverwaltung wird jährlich oder für beliebige Zeiträume automatisch ein Protokollregister als Inhaltsverzeichnis für den Protokollband erstellt. Zu jeder Registerzeile werden die vorhandenen Traktandentitel aufgelistet. Das Protokollregister ist zum Einbinden vorn in dem Protokollband vorgesehen.
Stichwortregister
Die Stichwörter eines Protokollbandes werden mit den Titeln, unter denen sie in den Protokollen vorkommen, in einem Stichwortregister zusammengestellt. Das Stichwortregister ist dafür vorgesehen, hinten in den Protokollband eingebunden zu werden.
Personenregister
Die Personen eines Protokollbandes werden mit den Titeln, unter denen sie in den Protokollen vorkommen, in einem Personenregister zusammengestellt. Das Personenregister unterscheidet sich vom Stichwortregister darin, dass in ihm automatisch die korrekte Reihenfolge Nachname Vorname erscheint.
Pendenzenverwaltung & Geschäftskontrolle
Ein Geschäft in einem Protokoll, das als Pendenz bearbeitet werden soll, wird in die Pendenzverwaltung eingetragen. Gleichzeitig wird die Person oder das Ressort festgehalten, die dies Geschäft bis zu einem Fälligkeitstermin bearbeiten soll. Zusätzlich wird vermerkt, wie die Bearbeitung zu geschehen hat.
Die Pendenzen können als Liste nach verschiedenen Kriterien wie Fälligkeitsdatum oder -zeitraum, dem zuständigen Ressort oder nach Stichworten zusammengestellt und ausgedruckt werden.
Neben Protokollgeschäften können Pendenzen auch direkt in die Datenbank eingetragen werden.
Eine bearbeitete Pendenz kann in ein späteres Protokoll wieder eingebaut werden. Dazu kann man entweder nur den Titel des Geschäfts aus der Pendenzverwaltung übernehmen. Man kann aber auch - wenn man Teile des Geschäftstexts wieder verwenden will - das vollständige Geschäft aus dem früheren Protokoll übernehmen.
Suche
Suche nach Geschäften
Während man im gedruckten Protokollband ein Geschäft mit Hilfe des Inhaltsverzeichnisses oder der Stichwort- und Personenregister sucht, steht für die Suche auf dem Rechner ein besonderes Suchfenster zur Verfügung. In diesem kann man nach den verschiedensten Kriterien wie Datum oder Zeitraum der Sitzung, Textteilen aus Registertitel oder Traktandenüberschrift, Nummer im Registerplan, Protokollnummer, Stichwörtern oder nach Personen einzelne oder mehrere Geschäfte suchen. Die gefundenen Geschäfte werden in einer Liste oder einzeln dargestellt und auf Wunsch ausgedruckt.
In dieser Liste kann man mit einem Mausklick direkt das zugehörige Protokoll aufrufen. In diesem wird der Anfang des gesuchten Traktandums automatisch angesprungen. Von einem gefundenen Geschäft kann man ebenso mit einem Mausklick ein dazu relevantes Dokument direkt aufrufen und öffnen.
Geschäftssammlung
Man kann in der Liste der gefundenen Geschäfte mehrere auswählen und diese aus ihren verschiedenen Protokollen in eine gemeinsame Sammlung kopieren lassen.
Volltextsuche
Die Suche nach Geschäften wird ergänzt durch eine Volltextsuche. Mit ihr kann nach einer beliebigen Zeichenfolge in den Protokollen gesucht werden. Das Suchergebnis ist eine Liste von Protokollen, in der eins per Mausklick ausgewählt und geöffnet werden kann. Ein einfacher Suchmechanismus zeigt sodann die gesuchte Zeichenfolge in diesem Protokoll an.
Kundenstimmen
"Nun habe ich den Überblick, wer wann was gemacht hat und machen wird"
"Endlich finde ich jedes Dossiers wieder"
"Ich weiss nicht mehr, wie wir zuvor unsere Dossiers und Adressen verwaltet haben""
isys Support
Bei uns werden Sie auch nach dem Kauf eines Produktes nicht im Stich gelassen. Bei Problemen und Fragen rufen Sie uns an und wir helfen Ihnen.
Schulungen
Die isys-Programme sind so einfach in der Bedienung, dass sie nach einer kurzen Einweisung sofort benutzt werden können. Selbstverständlich veranstalten wir halbjährlich Schulungen.