Pfarramtsführung/ Kirchgemeinde-Software
Wollen Sie sich in Ihrer Kirchgemeinde für einen Serienbrief weiterhin mit Excel Adresslisten, die eventuell nicht einmal aktuell sind, und dem Seriendruck Manager im Word herumärgern? Nutzen Sie Ihre Zeit besser!
Nach einer einmaligen Datenübernahme bestehender Adressdaten in isys-ProPfarramt, pflegen all Ihre Mitarbeiter denselben Adressstamm. Bei jedem Adressaten sehen Sie auf einen Blick die sozialen Vernetzungen wie Familie, Helfergruppen, Vorstände etc. Nebst Einsicht in die familiären und kirchlichen Fakten können Adressaten in beliebig viele selbsternannte Adressgruppen zusammengezogen werden, aus denen wieder per Mausklick Serien-Emails, Serienbriefe oder Listen erstellt werden können. Zusätzlich dokumentiert das Programm beim Adressaten oder im Projekt alle Ihre Aktivitäten. So können Sie auch nach Jahren nachvollziehen wer mit wem was und wie erledigt hat.
Demo Video isys-ProPfarramt
6 min. Video
Was bietet Pfarramtsführung isys-ProPfarramt für Kirchgemeinden
- verwaltet Adressen und Adressgruppen
- verbindet Adressen mit Dokumenten
- Kirchliche Angabenverwaltung
- Dossier- und projektbezogene Dokumentenverwaltung
- Adressatenbezogene Dokumentenverwaltung
- protokolliert jede Aktivität mit Adressaten und Dokumenten
- erwaltet Telefon- und Aktennotizen
- Terminverwaltung
- Abgleich mit Daten der Einwohnerkontrolle
-
versendet Serienbriefe und Emails
Ihr Vorteil mit Pfarramtsführung
- einfaches Auffinden aller Dokumente über Adressaten, Verfasser, Betreffs, Inhalte, Aktentypen, Arbeitsgruppen, Abteilungen, Registerpläne etc.
- Arbeiten in gewohnter Umgebung (Office-Programme)
- Unterstützung der Archivierung aller Dokumente
- schneller Zugriff auf alle Dokumente
- automatisches Erstellen von Inhaltsverzeichnissen für ihre Aktenordner
- Überwachung der Aufbewahrungsfristen
- Einheitliche Umsetzung Ihres Corporate Designs
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Adressverwaltung
Die Adressverwaltung ist das zentrale Herzstück von isys-ProPfarramt. In ihr ist alles ersichtlich, was für die eingetragenen Adressen wichtig ist:
Adressdaten
Zu einer Adresse können alle wichtigen Informationen für ein Pfarramt eingetragen werden. Zusätzlich zu den vorgegebenen Datenfeldern stehen 14 Wahlfelder bereit, die selber festegelegt werden können. Neben der geöffneten Adresse werden in Untertabs automatisch die Familienmitglieder geöffnet. So behalten Sie immer den Überblick über den Stammbaum. 
Die Lebensdaten einer Person werden in einem separaten Tab Mutiert. Internet- und EMail-Adressen werden als Hyperlinks eingetragen, die automatisch den Webbrowser bzw. den EMail-Client öffnen.
Adressen können mit Klick in beliebig viele Adressgruppen eingetragen werden. An eine oder mehrere Adressgruppen können ganz einfach Serienbriefe erstellt werden.
Suche
Werden Daten in einer Datenbank gespeichert, kann nach diesen Daten gesucht werden. Das Ergebnis besteht aus einer Liste mit den zu den Suchbegriffen passenden Dokumenten. Elektronisch gespeicherte Dokumente werden mit einem Doppelklick direkt geöffnet, und für Papierdokumente genügt der Griff in die Ablage oder ins Archiv.
Aktensuche
Dokumente können mit einer einfachen oder einer erweiterten Suche wiedergefunden und aufgerufen werden.
Adresssuche
Die Suche nach einer Adresse geschieht direkt im Adressfenster. Es können Suchbegriffe in die leere Eingabemaske eingetragen werden. Mit Knopfdruck werden die gefundenen Adressen zur Auswahl aufgelistet.
Dossier- und Projekt-Modul
In der Dossier- und Projektverwaltung kommen alle relevanten Informationen bezüglich Dokumenten, Zuständigkeiten und Pendenzen zusammen. Von hier haben sie einen einfachen und schnellen Zugriff auf alle Ihre Dokumente.Ein- und ausgehende Dokumente
Eingehende Dokumente können beim Posteingang erfasst werden. Es werden Suchbegriffe für die spätere Suche und der Ablageort, z.B. die passende Signatur oder Stichwörter eingegeben. Zusätzlich wird festgehalten, wer diese Akte bis wann bearbeiten soll.
Ausgehende Dokumente
Für alle Dokumenttypen sind Vorlagen hinterlegt. Somit wird die Erfassung automatisiert und das Corporate Design einheitlich umgesetzt. Adressen und Anreden sind per Mausklick eingetragen, die Registrierung wird durch Suchfunktionen vereinfacht. Beim Speichern werden die relevanten Informationen und der Ablageort automatisch in die Datenbank eingetragen, wodurch das Dokument schnell und einfach wiedergefunden werden kann.
Serienbriefe
An eine oder mehrere Adressgruppen können unkompliziert Serienbriefe erstellt werden, die ebenfalls in der Datenbank verwaltet werden.
Verzeichnisse
Aus den Datenbank-Einträgen von isys-ProPfarramt können verschiedene Verzeichnisse erstellt werden. Für die Verzeichnisse stehen jeweils verschiedene Sortierungsoptionen zur Auswahl. Alle Verzeichnisse können per Mouseklick als Excel-Listen oder pdf-Dateien exportiert und ausgedruckt werden.
Adressverzeichnisse
- Alle Adressen
- Adressen einer oder mehrerer Gruppen
Die Adressverzeichnisse werden sortiert nach Name, Adress-Nummer, Strasse, PLZ oder Ort.
Aktenverzeichnisse
- Verzeichnis nach Registraturplan
- Verzeichnis nach PartnerIn
- Verzeichnis nach Aktentyp
- Verzeichnis nach Familien
Die Aktenverzeichnisse werden sortiert nach Datum, Partnerin, Beteff, Aktentyp oder Registratur.
Registerplan-Modul
Um den Aufwand des Archivars möglichst klein zu halten, bietet isys-ProPfarramt ein leistungsfähiges Registerplanmanagement an. In diesem pflegt der Archivar effizient den Registerplan und die Suchwörterlisten. Nebst der Aufbewahrungs- und Datenschutzfristenverwaltung werden jegliche relevanten Reports unterstützt. Um ihr bestehender Registerplan einfach zu übernehmen, steht Ihnen eine Word-Import-Schnittstelle zur Verfügung.Termine und Pendenzenliste
Termine können entweder bei der entsprechenden Adresse, einer bestimmten Akte oder zu einem Dossier eingetragen werden. Zu einem Termin gehört ein Arbeitsauftrag, ein Fälligkeitsdatum und ein Ressort, welches den Auftrag erledigen soll.
Termine nach Ressort
Die Termine eines oder aller Ressorts können abgefragt und aufgerufen werden.
In der Terminliste kann mit Doppelklick die zugehörige Adresse, Akte oder Terminbeschreibung eingesehen werden.
Zusätzlich können Sie den Termin via iCal-Feed direkt in Ihren Kalender übertragen oder via Email versenden.
Pendenzenliste
Zur Bearbeitung fällige Akten können auch als Pendenzenliste aufgerufen werden:
Datenbank
isys-ProPfarramt verwaltet Adressen und Dokumente mit Hilfe einer Datenbank. Diese enthält nicht die Dokumente selbst, sondern nur die relevanten Informationen aus diesen Dokumenten. Zur Auswahl stehen zwei Datenbanksysteme: MSSQL-Server oder MySql-Server. Sql-Server und Dokumentenablage werden zentral auf dem Datenserver installiert, die Applikation isys-ProPfarramt lokal auf den Clientrechnern oder auf persönlichen Server-Laufwerken. isys-ProPfarramt ist eine .Net-Applikation, basierend auf C#.
Systemvoraussetzung
isys-ProPfarramt benötigt ein Windows-Betriebssystem mit installiertem .Net-Framework ab Version 2.0. Zur Erstellung der Dokumente wird Microsoft-Office verwendet. Die Mindestanforderungen liegen bei Microsoft Office 2002.
Kundenstimmen
"Nun habe ich den Überblick, wer wann was gemacht hat und machen wird"
"Endlich finde ich jedes Dossiers wieder"
"Ich weiss nicht mehr, wie wir zuvor unsere Dossiers und Adressen verwaltet haben""
isys Support
Bei uns werden Sie auch nach dem Kauf eines Produktes nicht im Stich gelassen. Bei Problemen und Fragen rufen Sie uns an und wir helfen Ihnen.
Schulungen
Die isys-Programme sind so einfach in der Bedienung, dass sie nach einer kurzen Einweisung sofort benutzt werden können. Selbstverständlich veranstalten wir halbjährlich Schulungen.